זה עידן בו אנחנו, כולנו, נדרשים כל הזמן להישאר עם 'היד על הדופק'. אנחנו חיים בעידן בו כולנו מנסים כמו 'להספיק הכל'. אנחנו רוצים להרוויח הרבה כסף, ליהנות מאיכות חיים טובה, להגיע להישגים ולממש את עצמו, כל יום מחדש. אבל, בתוך ריבוי המשימות ובתוך שגרה מעייפת ושוחקת, לא פעם אנחנו כמו 'לא מוצאים את הידיים והרגליים', מה שמוביל לבלבול וחוסר מיקוד. בשביל להתמקד מחדש וכדי לעזור לכם לממש את עצמכם ואת ההתפתחות האישית שלכם בצורה מלאה, יש לנו כמה טיפים משמעותיים אשר יכולים בהחלט לסייע לכם ולהפוך אתכם פרודוקטיביים יותר.
מה זה פרודוקטיביות?
כל אחד וודאי יגדיר פרודוקטיביות בצורה מעט שונה. ההגדרה שלנו לפרודוקטיביות היא תנועה אשר מאפשרת לכל אדם להתקדם עם המשימות השונות בחייו באופן כזה, שמייצר התקדמות אמיתית. לצורך העניין, הרבה פעמים אנחנו רואים כי מי שלא פועלים באופן פרודוקטיבי פונים קודם כל להתעסק במה שהוא מגדיר כדחוף, לפני שהוא פונה לעמוד ביעדים אשר יאפשרו לאותו אדם להתקדם בטווח הרחוק. כלומר, על פניו נדמה היה כאילו אותו אדם השקיע בעשייה ביום מסוים, אבל בפועל, הוא לא יצא עם הישגים שיאפשרו לו להגיע להגשמה עצמית אמיתית. פרודוקטיביות בין היתר היא היכולת שלנו ליצור סדר עדיפויות ברור אשר יאפשר לנו להגיע גם לרשימה של הנושאים הדחופים, אלו הדורשים מאיתנו טיפול מיידי. אבל לא פחות מזה, להגיע למה שבאמת יאפשר לנו להגיע להישגים עליהם אנחנו חולמים.
מה זה פרודוקטיביות בעבודה?
אנחנו רואים שוב ושוב איך עולם העבודה החדש מעוצב כך שיאפשר לעובדים שונים להתייחס כמעט תמיד לנושאים 'הדחופים' ,אבל לא בהכרח לנושאים החשובים. יש פער בין להגיע לישיבות ולדבר על נושאים אלו ואחרים כל היום ובין להוציא לפועל באמת, הלכה למעשה, תוכניות משמעותיות. פרודוקטיביות בעבודה זו היכולת לעצב סביבת עבודה מנצחת. למשל, להגדיר זמן קבוע ביומן למענה למיילים, כזה שיאפשר לעובד לשקוע בעבודה חשובה לפני שהוא נדרש לענות על מיילים שאולי את המענה לחלקם אפשר לדחות אפילו למועד מאוחר יותר. פרודוקטיביות בעבודה זה ניהול יום העבודה כך שבשעות הטובות ביותר של היום העובד ישקיע במשימות הדורשות ריכוז ומאמץ בעוד בשעות בהן הוא פחות מרוכז, הוא יכול לענות למשימות קטנות וכאלו אשר לא בהכרח דורשות את מלוא תשומת הלב.
יעילות בעבודה – איך נשפר אותה?
אנחנו יכולים להתבסס על הטיפים שכבר הוצגו כאן בפסקה הקודמת. בנוסף, הדרך הטובה ביותר לשפר פרודוקטיביות בעבודה היא להבין את החשיבות שלה ולהחליט כי עם כל הקושי יש להקדיש לכך תשומת לב. עם הזמן אתם תראו כי הקולגות שלכם, העובדים והלקוחות, מתרגלים לסדר החדש. בין אם למשל החלטתם לענות לשאלות בשעות אחר הצהריים או לסגור את הטלפון לשעתיים במהלך היום. כל עוד תלמדו לנהל את הזמן שלכם בצורה חכמה לאורך זמן ותראו כי כך אתם מצליחים להגיע ליותר משימות וכל אחת מהן לבצע בצורה טובה, כך תראו כי התפוקה הגבוהה מאפשרת לכם להתמיד באותה שגרה מבורכת.
- הזיזו את הנייד – אתם אולי לא יודעים זאת, אבל מה שנדמה לכם הרבה פעמים כמו בדיקה שגרתית של הנייד שלכם, בשעה שנשמע צפצוף או רטט וכאשר אתם רואים כי ישנה הודעה אליה אתם צריכים להתייחס, כמו מסיטה את המוח שלכם ממה שהוא עושה עכשיו ומעבירה אותו למימד אחר. כאשר תחזרו לבצע את העבודה, למוח ייקחו משהו כמו חמש עשרה דקות שלמות, להגיע לאותה מידה של ריכוז. יתרה מזאת, הטלפון הנייד שלנו נדמה כאילו הוא זה שמאפשר לנו להישאר בקשר עם אנשים שונים ברחבי העולם, אבל האמת היא כי בדרך כלל, רוב ההודעות המגיעות אלינו דרך הטלפון, הן רק הסחת דעת אשר מונעת מאיתנו להגשים את המטרות שלנו. אם אתם רוצים להגיע להישגים חדשים, אתם חייבים ללמוד איך להתרכז לפרק זמן ממושך במשימה אחת. בשביל זה, כדאי הרבה פעמים לקבוע שעות קבועות ביום, בהן אתם פשוט מוותרים על השימוש בטלפון הנייד, משאירים הודעה אם צריך למי שיחפש אתכם כי תענו בהמשך ומתמקדים במה שאתם צריכים לעשות.
- נהלו את לוח הזמנים שלכם והבינו מה השעות בהן אתם פרודוקטיביים – לכל אחד יש את השעות בהן הוא יותר ממוקד. יש מי שנחשבים 'חיות בוקר' ויש מי שמגדירים את עצמם בתור 'ציפורי לילה'. כמובן, אם אתם לא עצמאיים ועובדים בתוך חברה גדולה, הרי שלעיתים ניהול לוח הזמנים לא תמיד נוגע אליכם וישנם משתנים אליהם אתם נדרשים להתייחס. עם זאת, חשוב לומר כי נעשו מחקרים אשר ניסו להבין האם אפשר לחזות הצלחה של סטודנט במוסד אקדמאי. המסקנות של המחקר היו כי כי המנבא הטוב ביותר להצלחה של תלמיד, זו מידת היכולת שלו להבין ולזהות מתי נוח לו ללמוד ולהתרכז והיכן נוח לו לעבוד. יש מי שעובדים מצויין כאשר הם נשארים לבד בחדר, בשקט מוחלט. יש מי שעובדים דווקא טוב יותר בתוך בית קפה הומה או ספריה. ככל שתזהו מוקדם יותר מתי הזמנים בהם אתם מרוכזים ויכולים להשקיע זמן ואנרגיה בביצוע משימות חשובות וגדולות, כך תצליחו להגיע לתוצאות מצוינות בפרק זמן קצר יותר.
- התחילו את היום עם המשימות מהן אתם חוששים – מחקרים הוכיחו כי למוח שלנו לוקחות בדיוק חמש שניות כדי לתת תירוצים משכנעים למה אנחנו לא צריכים לעשות ככה או אחרת. למשל, אם אתם יודעים כי עליכם לעשות כביסה ואתם כבר רוצים לעשות את זה, יקחו בדיוק חמש שניות למוח למצוא תירוצים מדוע אפשר לדחות את הפעולה למועד אחר. לכן, אם אתם רוצים לעשות משהו, ספרו עד חמש ופשוט התחילו לעשות את זה. אם מדובר על שיחה חשובה לבנק למשל או לגוף מקצועי אחר, בו אתם רוצים לבטל מנוי, להזמין טכנאי וכן הלאה, הרי שתמיד טוב לעשות את הפעולה 'על הבוקר', כך תצליחו 'לדלג', מעל התירוצים ופשוט להשלים את המשימה במהירות.
- צרו התניה חיובית בכל פעם – המוח שלנו, פשוט רוצה למנוע מאיתנו סבל ולעזור לנו להרגיש טוב. לכן, הוא הרבה פעמים, שלא במודע, ימנע מאיתנו פעולות המוגדרות בתור 'סבל' ויעשה מה שאפשר כדי לגרום לנו הנאה. לכן, גם אם אנחנו יודעים כי לאורך זמן ספורט יעשה לנו טוב, משום שעכשיו אנחנו לא רוצים לבצע את הפעילות הזו, כי חם לנו או מכל סיבה אחרת, הרי שבדרך כלל אנחנו נהפוך לאויבים של עצמנו ופשוט לא נצא לעשות ספורט. אבל, אם ניצור מערכת של התניות אשר תהפוך את הפעילות הזו לכיף. למשל, אם אתם רוצים לשמוע פודקאסט מעניין או אפילו לראות סדרה אליה אתם לא מגיעים בדרך כלל אבל אתם יכולים לראות אותה שעה שאתם רצים במכון מול הטלוויזיה, הרי שכך, אתם יוצרים מערכת של התניות חיוביות ומאפשרים לעצמכם להתרגל לנהלים החדשים מהר יותר. מה שגם ימשיך לעזור לכם לשמור על השגרה הזו לאורך הזמן.
| וקיים גם מדריך ספציפי עם טיפים לניהול זמן בצורה נכונה. תנו מבט 🙂
איך להיות אדם פרודוקטיבי?
מחקרים הוכיחו כי אנשים פרודוקטיביים הם אלו שמקדישים זמן ביומן למשימות חשובות בחיים שלהם. כלומר, אם למשל אתם חולמים לכתוב ספר, לרוץ מרתון או לפתח את העסק העצמאי שלכם, זה לא מספיק לדבר על זה. אתם צריכים לבצע פעולות שיאפשרו לכם להגיע לתוצאות אליהן אתם שואפים. ההמלצה שלנו היא לפתוח את השבוע בניהול של רשימת יעדים אותם תפרקו למשימות קטנות ואת אלו, הכניסו ליומן. במידה וירצו לקבוע אתכם פגישה על הזמן אותו קבעתם לפיתוח אותם יעדים, תגידו כי אתם עסוקים ולא יכולים להתפנות לשום דבר אחר. עם הזמן, אתם תראו איך מימוש יעדים קטנים בדרך לחלום מאפשרים לכם להגיע להגשמה עצמית אמיתית.
יתרונות של יום פרודוקטיבי
כדי להפוך למי שמגשים את עצמו, יותר מהכל, אתם חייבים להבין כי אי אפשר להגיע לכל ברגע אחד. תהליכים לוקחים זמן ואנחנו צריכים לנשום עמוק לפני שאנחנו יוצאים לדרך. אבל אם נזכור כי חיים טובים הם תוצאה של ניהול יום טוב אחרי יום טוב, תראו איך החיים שלכם משתנים עם הזמן ללא היכר. כאשר תלמדו לנהל את עצמכם בצורה טובה יותר, פתאום כבר לא 'תרוצו אחרי הזנב שלכם'. אלא באמת תצליחו לממש את היעוד שלכם בעולם על הצד הטוב ביותר.
